【例文つき】メールで謝罪・お詫びする際の書き方｜シーン別『7選』

仕事上のミスが発覚した時。特に社会人1年目の方はどのように対処すればいいか分からず、途方にくれてしまうこともあるのではないでしょうか？

「取り急ぎ、先方にお詫びのメールを送っておいて」と会社の上司に言われても、書き方が全く分からなければますます不安になりますよね。

今回の記事では、仕事上のミスで誰かに迷惑をかけたとき、一刻も早くお詫びの気持ちを表すための『謝罪メール』の書き方について解説します。

「ミスはあったが、その後はきちんと対応してくれた」という印象を持ってもらうためにも、この記事を読んで謝罪メールの書き方をしっかりと身につけていきましょう。

なお、本記事では『LINE』『ChatWork』といったビジネス上でも使われるSMS（ショートメッセージサービス）での謝罪文も含めて『謝罪メール』としておりますのでご承知おきください。

謝罪メール・お詫びの文章を送る際の基本マナー

まずは謝罪メール・お詫びの文章を送る際の基本的なマナーについて解説していきます。

『社外向け』謝罪メール・謝罪文の基本

取引先の企業やクライアント、サービスをご利用いただいている個人のお客様など「社外」へ向けた謝罪メールの基本的なマナーについては、以下の5つのポイントを抑えておきましょう。

①問題発覚後、速やかにメールを送る

問題が発覚したら、できるだけ早く謝罪メールを送るように心がけましょう。

言い出しにくいからと先延ばしにしても解決はせず、先方に「もっと早く言ってくれれば別の方法があったのに」と思わせる可能性が高まってしまいます。

②こちら側の非を認め、直接的な謝罪の言葉を伝える

「お詫びを申し上げます」「大変申し訳ございません」といった、はっきり『謝罪』と分かる言葉を誠実に伝えましょう。

場合によると自分には非がなく「先輩の伝え忘れ」などが原因のこともあるかもしれません。

それでも社外の人には何ら関係のないことだと割り切り、言い訳や責任転嫁をしないことが大切です。

③ミスの原因を究明し、情報は正確に伝える

「なぜこのようなミスが起きたのか」それが分からないままだと相手は不信感を抱きます。

ミスが起きた原因についてはしっかり究明し、伝えたほうが相手が納得しやすいと思われる場合には具体的に伝えましょう。

ただし心がけたいことは、メールでの謝罪は証拠として相手にも残ると意識することです。

自社の内情について余計なことまで書く必要はありません。事実だけを正確に伝えてください。

「情報伝達時にミスがありました」や「こちらの不手際で」といったように、軽く原因に触れる程度で問題ないことも多いでしょう。

④再発防止策・社内での共有について伝える

同じミスが起こらないように、今後どのような再発防止策をとるかについても同時に伝えておきます。

また、問題と対策については社内で共有し、そのことも相手に伝えておくと担当者が変わっても安心して取引を続けてもらえるでしょう。

ミスをしたときのフォローがしっかりしている会社かどうか判断されるポイントにもなりますので、誠実に対応して相手の信頼を回復しましょう。

⑤社外秘の情報を漏らしていないか確認する

原因究明、再発防止策を社内で話し合って結果を伝えることは大切ですが、そのまま相手に伝えていい内容かどうかは十分な確認が必要です。

誠実さを意識するあまり、言わなくていいことまで漏らしてしまう場合もあります。

社内の上司や先輩など、第三者に確認してもらってからメールを送信できれば安心です。

『社内向け』謝罪メール・謝罪文の基本

お客様や取引先とのトラブルで先輩や上司が解決のために尽力してくれれば、社内の関係者に対して謝罪メールを送ることもあるでしょう。

ここではそうした『社内』に向けた謝罪メールの基本的なマナーについてポイントをお伝えします。

①親しい先輩や上司宛のメールも丁寧な文章で

普段は冗談を言って一緒に酒を酌み交わすような間柄の先輩や上司であっても、謝罪メールにおいて、くだけた文章はNGです。

謝罪の気持ちが軽く受け止められないよう、誠実で丁寧な文章を心がけましょう。

②直接的な謝罪の言葉を入れる

「この度はご迷惑をおかけしました」や「お手数をおかけして申し訳ありませんでした」といった直接的な謝罪の言葉を入れます。

「ごめんなさい」や「すみませんでした」は口語表現であるため、文章での謝罪には不適切です。

③個人としての反省と今後の改善策を入れる

個人としてどこに問題があったか、今後どのような対策をするかといった改善策なども伝えておきましょう。

ミスをただのミスで終わらせず、成長の過程とする自身の姿を示すことができます。

④情報を共有する

進捗状況、対応した結果、お客様や取引先からの反応など、結果については必ず報告しましょう。

わざわざ聞かれなかったとしても「あの件どうなったかな？」と心のどこかに留めてくれているものです。

聞かれる前に自分から伝えるのが基本のマナーと言えるでしょう。

⑤解決のために尽力してくれたことへの感謝

社内関係者が問題解決のために直接尽力してくれた場合はもちろんですが、

・アドバイスをくれた

・心配して声をかけてくれた

といった場合にも感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

謝罪メールの基本構成と書き方

ここからは、謝罪メールの基本的な構成と書き方について抑えていきましょう。

謝罪メールの基本構成とは？

件名

まずは件名で謝罪メールであることがはっきり伝わるよう意識しましょう。

【重要】【お詫び】などの文言を件名に入れ、相手にメールを開封してもらえるよう工夫をすることが大前提です。

当然ながらメールが開封されなければ、謝罪の気持ちは相手に伝わりません。

宛名

迷惑をかけた相手の名前がはっきりと分かっている場合は「株式会社〇〇　△△事業部　山田様」といったように固有名詞を記載します。

決まった担当者がいない場合には「担当者様」とすることもあります。

前文

本文に入る前の書き出しとして、日頃からお世話になっていることへの感謝の気持ちを一言添えます。

自社の担当者名

今回の事案に対応する担当者の名前を名乗ります。

本文

本文ではまず謝罪の気持ちを明確に伝え、相手に迷惑をかけたことをお詫びします。

その後、原因や再発防止策、今後の展望などについて触れます。

締めのあいさつ・署名

最後は、ミスの再発を防ぐという個人や会社の決意を伝えたり、今後の取引継続を願ったりして締めの挨拶とします。

メールで謝罪をした後も返信や問い合わせがくる可能性があるため、忘れずに担当者の連絡先などを記した署名を入れておきましょう。

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

〇〇株式会社

〒000−0000　東京都〜〜〜〜

TEL:03−0000−0000　

FAX:03−0000−0000

E-Mail:〇〇〇〇＠〇〇〇〇.com

担当　山田太郎

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

汎用的なテンプレート

謝罪メールの基本構成が分かったところで、実際の謝罪メールはどのような感じになるかイメージしやすいよう、汎用的なテンプレートを2種類ご紹介します。

取引先・クライアント・企業宛

お客様・消費者・カスタマー宛

一般的に使える場面別『謝罪フレーズ』

謝罪メールで一番重要なのは「迷惑をかけて申し訳ない」という気持ちが相手に伝わることです。

当然ながら、起こった事態の重さに応じて謝罪のフレーズも臨機応変に変更する必要があるでしょう。

このセクションでは事態の重さに応じて使い分けたい『謝罪フレーズ』をご紹介します。

それほど重くない事案に使える謝罪フレーズ

起こった問題がそれほど重くない事案で、相手も冷静である場合はメールでの謝罪だけですむことも多いでしょう。

あまり仰々しい謝罪の言葉はかえって相手を恐縮させてしまいますので、以下のような軽めの謝罪フレーズに留めておくことも配慮のうちと言えます。

・お詫び申し上げます ・申し訳ありません ・失礼いたしました ・ご迷惑をおかけしました

中程度の事案に使える謝罪フレーズ

上のようなフレーズでは軽すぎるように感じる場合は、もう少し重みを出したフレーズを使います。

「大変」「誠に」「深く」「心より」といった言葉を頭につけることで、伝わる印象が変わってくるでしょう。

・誠に申し訳ございません ・大変申し訳ございません ・深くお詫び申し上げます ・心よりお詫び申し上げます

重大な事案に使える謝罪フレーズ

完全に自分に非があり、相手を怒らせている場合は重大事案と受け止め、謝罪のフレーズにもそれ相応の重みをもたせる必要が出てくるでしょう。

「平身低頭」「平謝り」の印象が相手に伝わるようなフレーズを選びましょう。

また、そのような重大案件の場合はメールだけですませることを考えず、直接訪問してお詫びをしたい旨を伝えましょう。

・お詫びの言葉もございません ・弁解の余地もございません ・伏してお詫び申し上げます ・衷心よりお詫び申し上げます ・直接謝罪に伺わせていただきたいと考えております

【例文付き】ビジネスシーンで使える謝罪メール 7選

このセクションではビジネスシーンでよくある『メールで謝罪する』際の例文を7つのパターンでご紹介します。

このまま転用で使える場合もあるとは思いますが、起こった事態を具体的に記したり、相手に寄り添うような言葉かけを入れたほうが心に響く謝罪文となるはずです。

実際に利用される際には、自分だからこそ書ける一言をぜひ加えてみてください。

商品の不具合・不良品に関する謝罪文

件名：【重要】弊社商品◯◯の不具合に関するお詫びと対応について

お客様各位

いつも当社の商品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。

この度弊社商品〇〇のご利用中に△△といった不具合が発生することが判明いたしました。

お客様に多大なご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。

製品の品質管理には非常に厳格な基準を設けておりますが、不具合が発生してしまったことに対しては真摯に受け止め、今後この問題の解決に向けて全力で取り組んでまいる所存です。

当該商品の交換や修理、返金については、大変お手数ですが、以下のカスタマーサポートセンターまでご連絡をいただきますようお願い申し上げます。

お電話でのお問い合わせ→〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールでのお問い合わせ→〇〇〇〇＠〇〇〇〇〇〇.com
対応可能時間 　9：00−19：00 （土日祝日を含む）

今後、このような事態が再び発生しないよう、品質管理のさらなる強化に努めてまいります。

何かご不明点やご要望がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

お客様に安心してご利用いただけるよう、全力で取り組んでまいりますので、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

納品・発送のミスに関する謝罪文

件名：【重要】納品・発送ミスに関するお詫びと対応について

株式会社〇〇　ご担当者様（名前が分かれば固有名詞）

平素より格段のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

△△株式会社　山田と申します。

この度は、貴社からご注文いただいた商品の納入において、不備が発生してしまいましたことを心よりお詫び申し上げます。

ご指摘いただきました不足の商品については、本日中に再発送させていただきます。

また、このようなミスを再度繰り返さないよう、発送プロセスの見直しや従業員のトレーニングなど、体制の強化に取り組んでまいります。

今後とも、より一層のご信頼をいただけるよう努めてまいりますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

何かご不明点やご要望がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

書類の間違いについての謝罪文

件名：書類の誤りに関するお詫びと訂正について

株式会社〇〇　△△様

平素より大変お世話になっております。

▢▢株式会社の山田です。

この度は、当社からお送りした書類において誤りがございました。

取り急ぎメールにてお知らせするとともに、今回の件について深くお詫び申し上げます。

【該当箇所】

（誤）〇〇ページ〇〇行目　△△

（正）△△→▢▢

誤りを訂正した修正版の書類を改めてお送りさせていただきますので、お手元に届きましたらご確認のほどお願い申し上げます。

同様の事態を再発させないために、今回の原因を徹底的に調査し、手順の再確認を行ってまいります。

今後、より一層のサービス向上に努める所存でございますので、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

何かご不明点やご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

請求ミス・発注ミスに関する謝罪文

件名：【重要】請求ミスに関するお詫びと訂正について

株式会社〇〇　△△様

平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

〇〇株式会社　山田と申します。

この度は、弊社よりお送りしました請求書において、請求金額を一桁間違えるというミスが発生してしまいました。

ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。

同様のミスが再発しないよう、今後は複数人で繰り返しチェックをするなどの改善策を講じてまいります。

また、速やかに訂正版の請求書を送らせていただきます。

大変お手数ですが、届きましたら改めてご確認のほどお願いいたします。

何かご不明点やご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

納期遅延に対する謝罪文

件名：納期遅延に関するお詫びと補償について

〇〇株式会社　△△様

平素より大変お世話になっております。

株式会社〇〇　山田です。

この度は、ご注文いただいた商品の納入に遅れが生じ、お客様に多大なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。

社内で調査いたしましたところ、納期遅延の原因は依頼を受けた担当者の手違いによるものであると判明いたしました。

社内での教育が行き届かず、フォロー体制も整っていなかったことが露呈し、恥じ入る思いでございます。

重ねてお詫びを申し上げます。

今回、納期遅延に伴って生じたご迷惑に対する補償として、心ばかりではございますが〇〇をご提供させていただきたいと考えておりますが、いかがでしょうか？

△△様のご意向をお聞かせいただければ幸いです。

今後ともお客様に安心してご利用いただけるよう、より一層の努力をしてまいりますので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

クレームに対する謝罪文

件名：【重要】いただいたご意見に関するお詫びと改善策について

〇〇様

いつも当社のサービスをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。

〇〇株式会社の山田と申します。

この度は、せっかく当社のサービスをご用命いただいたにも関わらず、不愉快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございませんでした。

今回〇〇様からご指摘いただいた問題点については、社内で共有し、すでに△△のように対処しております。

また、類似の問題を未然に防ぐため、スタッフのトレーニングやシステムの見直しを行うなど、サービス品質の向上に、より一層努めてまいります。

今回〇〇様よりいただいたご意見が、社内の体制を見直すきっかけとなりました。

ご不快な思いをさせたことについて重ねてお詫びを申し上げますとともに、時間を割いて貴重なご意見をいただいたこと、改めてお礼申し上げます。

今後ともサービス向上に努めてまいりますので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

件名なし・書き途中のメールを送ってしまったときの謝罪文

件名: 誤送信に関するお詫びと訂正について

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の△△と申します。

◯月◯日の◯時頃、書いている途中のメールを誤って送信してしまいました。誠に申し訳ありません。

当該メールにつきましては、削除していただいてかまいません。

誤送信により困惑させてしまいましたことをお詫びするとともに、改めて訂正版のメールを送信いたします。

ご確認いただき、何かご不明な点がございましたらお気軽にお知らせください。

謝罪メール・謝罪文を送る際に注意するべきポイント

簡潔に分かりやすく伝える

謝罪文は簡潔で明確であることが求められます。

冗長な文章は相手の時間を無駄に奪いますし、どうしても文面が言い訳じみて見えるからです。

以上3つのポイントを抑えて、分かりやすく書くことを心がけましょう。

送る前に必ず読み返す

せっかく謝罪の気持ちがあっても、文章に誤字脱字が多かったり、敬語の使い方を間違えていたりすると台なしです。

ミスの上塗りは火に油を注ぐことになりかねませんので、送信する前に必ず1度は読み返すようにしましょう。

送る際には時間帯や日付を確認する

「メールやSMSであれば、いつ送っても大丈夫」と考えている方も多いかもしれません。

しかし相手によっては緊急連絡に備えていつでも着信通知が鳴る設定にしている場合もあります。

早朝、深夜の時間帯や相手の休日を避けて送信するなど、心配りを忘れないようにしましょう。

謝罪メールを送った”その後”の対応が今後の関係を左右する！

今回の記事では、ビジネスにおいてメールでお詫びをする必要が出てきた時に送る『謝罪メール』の書き方について解説してきました。

・謝罪メールの基本的な構成

・事の重大さに応じて使い分けられる謝罪フレーズ

・よくあるトラブルでの例文

・謝罪メールを送る際に注意するべきポイント

何かしら困ったときのヒントになっていれば幸いです。

ミスをしたら誰でも落ち込んでしまうと思いますが、その後の対応次第では逆に相手からの信頼を得られる場合もあります。

メールで謝罪をすることになっても、それ以後はしっかりリカバリーできるビジネスパーソンを目指して、丁寧な謝罪メールを書けるようになりましょう。

謝罪メールに関するよくある質問