『文章力＝仕事力』と言っても過言ではないほど、社会人にとって文章を書くスキルは重要です。
しかし、学校の国語の授業は読解ばかりで、書き方を習っていない方がほとんどではないでしょうか。
レポートを書いたことはあっても、文章の書き方を教えられる機会はなかなかありません。
そのため、社会人でも文章力に自信がない、長文を書くのが苦手という方は多くいらっしゃいます…。
そこでこの記事では、
- 文章力を高めて大人らしい文章を書けるようになりたい！
- 長文を無理なく書けるようになりたい！
- 文章力をつけて社会人として成長したい！
という方に向けて、文章力を鍛える方法を紹介します。
特にオフィスワークの方にとって、文章力は日々の仕事に直結するスキルです。しっかり鍛えることで仕事の成果につながり、社会人としてレベルアップできるでしょう。
カンタンに文章力を鍛えるための習慣や、トレーニングに関するQ＆Aも取り上げるので、ぜひ最後までお読みください。
社会人が身につけるべき文章力とは？
メールやチャット、会議資料など、文章を書く場面はさまざまですが、目的は常に「情報を伝えること」にあります。
この「情報」には、客観的事実だけでなく、意見や意図、感情なども含まれます。
「文章力」とは「情報を伝える」という目的を達成する力。
つまり『分かりやすい文章を書く力』といえます。
文章力がないと相手に意図を理解してもらえなかったり、誤解されてしまったりして、円滑にコミュニケーションが取れません。
逆に、しっかりした文章力を身に付けていれば、文字でのコミュニケーションが円滑になり、信頼関係を築きやすくなるということです。
文章力を鍛えるとビジネスでどのように役立つのか？
文章力があれば、ビジネスシーンでも大いに役立ちます。
例えば、普段の社内メールでのやり取り。
分かりにくい文章でメールを送ってしまうと、受信した相手は送られた情報を正しく理解するために、メールで質問を返すかもしれません。
この時点で相手に余計な労力をかけさせてしまっています。
また、何度も分かりにくい文章を送っていると「仕事ができない人」という印象を与えかねません。
さらに、会議資料やプレゼン資料など重要な内容になるほど、誰が読んでも分かりやすい文章が求められます。
つまり、高い文章力があるとコミュニケーションが円滑になるうえに、仕事の幅が広がる可能性もあるのです。
文章力が高い人に共通する3つの特徴
それでは、分かりやすい文章が書ける人とはどのような人なのでしょうか…？
本セクションでは文章力が高い人の特徴を3つにまとめて説明します。
文章力が高い人の特徴① 説明が『結論ファースト』で書かれている
文章力が高い人は多くの場合、結論が文頭に置かれていたり、結論が分かりやすい文章となっています。
文章でいう結論とは、書き手が”一番伝えたいこと”であり、読み手にとっても”一番知りたいこと”。
つまり、文章力が高い人は「相手が一番知りたいこと」を最初に書いている…ということです。
結論から書かれていると、読み手はその文章で一番重要なことを最初に把握でき、続く説明も理解しやすくなります。
逆に、最後まで結論が見えない文章は、理解に時間がかかり、読み手にとってストレスになりかねません。
文章力が高い人の特徴②『情報収集力』に長けている
文章力が高い人は、文章を書く前にしっかりと情報収集をしています。
なぜ文章力に情報収集力が関係するのかと、疑問に思う方もいるかもしれませんが、情報収集の目的は次の2つに集約できます。
- 関連する情報を集めて整理すること
- 根拠となるデータを示して文章に説得力を持たせること
例えば「花粉対策」についての文章を書くとしましょう。
情報収集の習慣がない人は、自分が思いつく対策についていきなり書き始めてしまうかもしれません。
さらに、書き手の主観だけで書くと、本当にその対策に効果があるのか、説得力に欠けた文章になってしまいます。
一方、情報収集力の高い人は、専門家が推奨している対策を調べたり、日本人の何割が花粉症なのか、代表的な症状は何かなど、具体的なデータを集め、説得力のある文章を書くことが出来るのです。
そのため、文章力の高い人は文章のテクニックだけではなく、内容を充実させるための情報収集にも長けているといえます。
文章力が高い人の特徴③ 中学生でも理解できる内容で文章が書ける
文章力が高い人は、中学生でも理解できるような内容で文章を書きます。
中学生は義務教育のレベルです。「中学生でも理解できる」とは、日本の義務教育を受けた人なら誰でも理解できるレベル…ということです。
これは、内容のレベルが低いということではありません。
難しい内容でも、専門用語を使わず分かりやすい言い回しをしたり、身近な話に例えたりすることで、読み手が理解しやすい文章を作るのです。
例えば、こちらの文章を比べてみてください。
A：税金とは、国家及び地方公共団体がその財政を支え、公共の福祉を増進する目的で、国民に対して法律に基づき強制的に徴収する財政資源である。
B：税金は、私たちがお店で物を買った時や給料をもらったときに、国や地域のために少しずつ出し合うお金のことです。
分かりやすい文章は一目瞭然で、Bですよね。
もちろん語彙の選び方は時と場合によりますが、
『公共の福祉を増進する→国や地域のために』『財政資源→お金』
…と、BはAよりやさしい言葉で説明しています。
また、Aは「国家及び地方公共団体」が主語ですが、Bは「私たち」が主語になっています。
読み手が誰なのかによって、読み手に近い立場を主語に置くのもポイントです。
このように、文章力が高い人は、読み手に寄り添って分かりやすい文章を作る力が高いのです。
文章力を向上させるトレーニング法【7選】
文章力の高い人のように、分かりやすい文章を書けるようになるにはどうしたらいいのでしょうか…？
ここでは代表的な『文章力を鍛えるトレーニング法』を７つ紹介します。
毎日の仕事で少し意識するだけでも効果があるので、ぜひ取り入れてみてください。
トレーニング法① 文章全体の構成を決めてから書く
まずは書く内容を整理し、全体の構成を決めてから書くことを意識しましょう。
構成を考える時は、分かりやすい「文章の型」を利用するのがおすすめです。
特に、ビジネスシーンで広く応用できるのが、文章力の高い人の特徴①でも触れた「PREP法」です。
PREP法では、次の4つの内容で文章を構成します。
- 結論（Point）
- 理由（Reason）
- 具体例（Example）
- 結論（Point）
最初に結論を示し、その結論に至った理由と具体例を説明する流れのため、説得力のある文章になります。
文章の構成は家の骨組みのようなものです。
家はどんなに上質な素材を使っていても、骨組みがしっかりしていないと不安定で崩れてしまいますよね。
文章も構成がしっかり考えられていないと、どんなに内容が良くても分かりにくくなり、説得力に欠けてしまいます。
そのため、いきなり書き始めるのではなく、文章構成を先に考えてから書く癖をつけると文章力が鍛えられるでしょう。
トレーニング法② 読みやすい文章を読み、分析する
読みやすい文章を読んで分析することも、文章力を向上させる方法の1つです。
小説や新聞、インターネット記事など、どんな媒体でも問題ありませんが、幅広く読んでみることをおすすめします。
媒体によって文章作成のルールが異なり、書き手によっても癖があるため、さまざまな文章を読むことであなたが読みやすいと感じる文章に出会えるはずです。
自分が読みやすいと感じる文章があったら、その文章構成や表現方法を分析してみましょう。
言葉の選び方や流れの作り方などに注意しながら読むことで、分かりやすいと感じる文章の特徴が掴めてきます。
トレーニング法③ 写経する
「写経」は本来、お経を書き写すことですが、ここでは「お手本となる文章を書き写すこと」を指します。
トレーニング法②で「読みやすい文章を読み、分析する」ことを紹介しましたが、お手本となる文章を見つけて分析したら、書き写すことでよりトレーニングとしての効果が高まります。
ただ読むのではなく、手を動かすことで、良い文章の特徴が体に染み付いていくのです。
「この文章分かりやすいな」と思ったら、全体の構成や言葉の選び方、接続詞や語尾など細かいところまで意識して、真似して書いてみましょう。
書き方はパソコンでも、手書きでも問題ありません。
一字一句注意しながら書き写すことで、漢字ではなくひらがなを使っている言葉や、改行の位置、句読点の場所など、読みやすい文章の特徴をさらに理解することにつながります。
文章力を鍛えるための写経について、より詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
トレーニング法④ 他の人の書いた文章を校正する
他の人が書いた文章をチェックすることも、文章力のトレーニングになります。
あらゆる文章を読み、分かりにくいと感じる部分があったら「自分ならどう書くか」という視点で書き直してみましょう。
分かりにくい原因は、文章全体の構成かもしれないですし、難しい言葉を使っているからかもしれません。
他の人の文章に手を加えて直すことが、分かりやすい文章を書くトレーニングになります。
ちなみに校正作業はWebライター、コピーライターにとっての仕事の1つでもあるため、校正についてより詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
トレーニング法⑤ 文章添削サイトを用いてチェックする
自分で書いた文章をチェックするには、文章添削サイトがおすすめです。
誤字・脱字や漢字の変換ミス、言葉の誤用などの日本語エラーを指摘してくれます。
サイトによっては、一文に文字数が多すぎることや、「～という」などの削れる表現など、日本語として正しくても、読みづらい文章を添削してくれるサイトもあります。
こちらは無料サイトの一例です。
| サイト名 | 校正範囲 | 1回の対応文字数 |
| ENNO（エンノ） | 誤字・脱字、変換ミス 不要な表現（～という）など | 制限なし （8,000文字程度推奨） |
| PRUV（プルーフ） | 誤字・脱字、重複表現、 ら抜き表現など | 20,000文字 |
| 文章校正ツール | 誤用・不適切な表現など | 10,000文字 |
添削サイトでチェックすると、自分では気付けなかったミスが見つかります。
添削サイトによって校正する範囲が異なるため、最低2つ以上のサイトでチェックするといいでしょう。
トレーニング法⑥自分の文章を客観的に読み返す
自分の文章をブラッシュアップさせるためには、客観的に読み返すことが大切です。
書いた本人は、文章の内容が頭に内容が入っているため、文章を読み返してもミスや読みにくさに気づきにくいものです。そのため”客観的”に読み返すことを意識しましょう。
客観的に読み返すためにおすすめの方法は以下の3つです。
- 時間をおいて読む
- 音読する
- 紙に印刷して読む
もし時間がある場合は、文章を書いてから1日程度時間をあけて読み返すといいでしょう。
自分で書いた文章を一回忘れて客観的に読めるので、ミスや分かりにくさに気付きやすくなります。
他にも、音読したり、紙に印刷したりして、読む方法を変えるのがおすすめです。
音読すると、黙読では気付けなかった語尾の連続、句読点が多すぎる・少なすぎる部分などに気付くことが多々あります。
また、紙に印刷するとパソコン画面とは見え方が異なるため、誤字・脱字に気付きやすくなります。
プロのライターでも、執筆したら何度も推敲1するものです。
一回書いただけで完成とせず、時間が許せば何度か読み返す癖をつけましょう。
※1 推敲（すいこう）：文章を十分に吟味して練ること
トレーニング法⑦ SNSを活用する
文章力のトレーニングとして、SNSで発信するのもおすすめです。
昨今では、X（旧ツイッター）やnote、facebookなどは気軽に書いて投稿できます。
SNSによって文字数制限や利用者層に違いがあるため、投稿する媒体の特徴に合わせて文章校正を工夫することや、誰に読まれるのか意識して書くトレーニングになるでしょう。
また、読んだ人から反応があると、文章力のトレーニングを継続するモチベーションにもつながります。
他の人の発信にも注目し、読みやすい文章を書く人をフォローしたり、気になった文章を直してみたりして、読みやすい文章へのアンテナを高く保ちましょう。
カンタンに文章力を鍛えるための習慣
文章力を向上するトレーニング法7選を説明しましたが、忙しい日々の中で「そんなにトレーニングする時間なんてないよ！」という方もいるでしょう。
そこで、トレーニング法よりも手軽で、カンタンに文章力を鍛えるための習慣を3つ紹介します。
日記を書いて自分の気持ちを言語化する
文章を書くのが苦手な方は、自分の気持ちを言葉にすることに慣れていない場合が多いです。
そこでおすすめなのは、日記をつけることです。
毎日数行でいいので、起こったできごとやその時の気持ちを言葉にしてみましょう。
言葉にするときは「楽しかった」「ヤバかった」などの抽象的な言葉をなるべく使わず、具体的に書くことがポイントです。
自分の感情や考えを言葉にすることは、抽象的な思考を具体的な形にするトレーニングになります。毎日の習慣として続けると、文章力アップにつながります。
新聞や小説を通じて語彙と知識を増やす
文章力を向上させるためには、日頃からさまざまな文章を読んで、語彙や知識を増やすことが大切です。
文章を書くことは、自分の中から情報を外に伝えること、つまりアウトプットです。
アウトプットするためには、まず情報をインプットする必要があります。
しかし、語彙や知識は一朝一夕には身に付きません。
新聞や小説を読む習慣を身に付け、少しずつインプットを増やしていくことが大切です。
新聞や書籍の他にも、インターネットの記事やSNS、スマホアプリでもいいでしょう。
毎日少しずつでも文章を読んで、語彙や知識のインプットを意識することが、アウトプットの文章力向上につながります。
分からない言葉・単語はすぐに調べる
日頃から文章を読む時、分からない言葉や言い回し、四字熟語などを放置していませんか？
新聞やニュース記事、漫画など読んでいる時に分からない言葉が出てきたら、すぐに調べる癖をつけましょう。
調べて分かった状態にならないと、頭にインプットされず、いざ文章を書く時に使うこともできません。
見たことはあるが読み方が分からない漢字なども同様です。
読み方に自信がない場合はすぐに調べて、語彙力を常にアップデートする習慣をつけるといいでしょう。
まとめ：毎日の積み重ねが文章力を向上させる
本記事では、文章力の高い人の特徴や文章力を鍛えるトレーニング方法を紹介しました。
文章を書くことに苦手意識がある方でも、ポイントさえ理解すれば文章力は鍛えられます。
いきなりトレーニング法のすべてを実践するのは大変でも、日記をつけたり、新聞や書籍を読んで語彙を増やしたり、毎日の習慣で意識することが文章力アップにつながります。
社会人にとって、ビジネスメールや企画書作成など、文章力がさまざまな場面で役立つことは間違いありません。
この記事が読者の方々の文章力アップに少しでもお役に立てたら幸いです。
文章力のトレーニング方法に関する『よくある質問』
文章力のトレーニングは独学でやっても向上するのか？本当に効果があるのか？
不安に思う方もいるかもしれません。
こちらによくある質問をまとめたので、ぜひ参考にしてください。
- Q仕事で上司に「主語と述語が合っていない」など、基本的なことを指摘されてしまいます。こんな僕でも文章力を向上させることはできますか？
- A
もちろん、誰でも、どんなレベルからでも文章力は鍛えられます！
日本語として正しくない表現に気付くには、トレーニング法⑤で紹介した文章添削サイトが便利です。
- Q社会人20年目ですが、文章を書くのはずっと苦手です。今からでも鍛えられますか？
- A
はい、文章力のトレーニングは何歳からでも始められます。
まずは新聞や書籍を読んで語彙や知識を増やしたり、日記をつけて自分の気持ちを言語化しながら、少しずつ苦手意識を克服していきましょう。
- Q書き終わった時は完璧だと思っていても、あとで読み返すと間違いだらけ…という経験があります。一回で正しい文章を書く方法はありますか？
- A
正直、1回で完璧に書くことは”ほぼ”できません。
プロのライターでも何度も読み返して文章を仕上げるのが普通です。
ただ、本記事でご紹介しているトレーニング方法や考え方を取り入れることで、修正箇所を減らすこともできるため、文章作成の高速化が見込めます。
- Q性格柄なのか堅苦しい文章になりがちなのですが、分かりやすい文章を書くにはどうしたらいいですか？
- A
大人になると難しい文章を書くことが当たり前になってしまいますが、分かりやすい文章を書く場合は、子どもに話すようにやさしい言葉や言い回しを選んで書いてみましょう。
分かりやすさの目安は「中学生でも分かること」です！
