あなたは『読みやすい文章』と聞いて、どのような書き方を思い浮かべますか？
コピーライターであれば読みやすい文章を書くことは必須ですが、ビジネスシーンであれば業種に関わらずどんな方でも気にかけるべきだと、筆者は考えています。
しかし日本語は「日本人ですら正しく扱うことが難しい！」と言われるほどに、その表現方法は多様で複雑さにとんでいます。
それはまるで、一筋縄ではいかない難解なパズルを組み合わせているようです。
そんな難解度MAXな日本語ですが、今回は誰でも読みやすい文章が作れる書き方とテクニックを伝授します。
筆者の体験談や例文を交えてご紹介しますので、ぜひ文章作成ツールの１つとしてお役立てください。
読みやすい文章とは？
筆者が文章を起こす時は、必ず不安要素が含まれていないかをチェックしています。
ここで言う不安要素とは、以下のこと。
「話の流れは飛んでいないか？」
「読みづらさを感じる文章となっていないか？」
特に仕事で書く文章は、いつ誰が読んでも理解できるように記しておかなければなりません。
誰が読んでも読みやすい文章とは、下記の2点を網羅しています。
- 分かりやすく的確に伝える
- 読者が集中できる文章
自分では読んで理解できても、実際は相手に伝わらないことがあるのが文章作成の難しいところ。
例えば、こんな経験はありませんか？
クライアントからメールを受信しました。
本文の流れに違和感はないのですが、聞き慣れない熟語や見たこともない漢字が所々に使用されています。
このメールは仕事で受け取ったのですから中途半端な理解では返信ができず、まずは本文の全てを読み解くことが先決です。
しかし、語句の意味を調べたり周りの人に確認しているので、スムーズな返信ができません。
「ただ歩いていればゴールにたどり着くはずなのに、何度も石につまずいて前に進むことができない…」
そんな感覚に陥って少なからずストレスを感じるのです。
相手は故意に理解しづらい文面を送っているつもりはなくても、読み手が理解できなければ読みやすい文章とは言えません。
読みやすい文章で伝える、それは即ち「誰が読んでも自然と理解できる文章であるか？」ということを指します。
『読みづらい文章』とは？
ここで読みづらい文章の原因となる、3つの書き方について触れておきます。
二重表現
二重表現｜同じ意味を持つ言葉や表現の重複
NG 階段で転んで、足の骨を骨折してしまった。
OK 階段で転んで、足を骨折してしまった。
NG いつも家の敷地内に空き缶を投げ込まれ、迷惑しているし困っている。
OK いつも家の敷地内に空き缶を投げ込まれ、迷惑している。
二重敬語
二重敬語｜敬語を一文の中で重ねて使用してしまう
- 尊敬語…相手に対して敬意を示す
- 謙譲語…自分がへりくだる際に使う
NG ご覧になられてください
OK ご覧ください・ご覧くださいませ
▶解説：『ご覧』は『見る』の尊敬語。『～れる』をつけると二重敬語に
NG 拝見させていただきます
OK 拝見します・拝見いたします
▶解説：『拝見』は『見る』の謙譲語。『いただく』をつけると二重敬語に
NG お声がけさせていただきます
OK お声がけします・お声がけいたします
▶解説：『声』に『お』を付けることで、声を掛ける相手を立てる謙譲語になる。
『いただく』をつけると二重敬語に
日本語には『書き言葉』と『話し言葉』がありますが、敬語は書いたものがそのまま話し言葉としても通用しますので、書き終えたら声に出して読み返してみることをおすすめします。
二重否定
二重否定｜否定表現に『ない』をつけることで、肯定の意味に転じる
【ない＋ことはない】
「見ないことはない」＝「見る」
【ない＋わけじゃない】
「行きたくないわけじゃない」＝「行きたい」「行ってもいい」
▶解説：肯定表現のひとつで、あえて使用する場合もある。しかし読者の中にはスムーズに理解できずに、一拍考えてしまう可能性がある
『読みづらい文章』についてはこちらの記事で詳細に説明していますので、併せてご参考ください。
読みやすい文章を書くコツ【7選】
さて、ここからは『読みやすい文章』を作成するためのノウハウを伝授します。
今日からの文章作りに反映してみましょう。
①文章構成を組む
まずは文章の基礎となる『構成術』です。
中にはあえて構成を崩した書き方をしている人もいますが、文章を書くことに慣れるまでは構成術に頼るのをおすすめします。
「文章を書くことに自身がないよ…」
きっと多くの方はそう思うでしょう。
そのため自信がない人は、構成を崩すのではなく初めに基礎を押さえます。
構成術をテンプレートとして活用することで、ブレの無い文章作成が可能となるのです。
三段構成
全体が『序論・本論・結論』の3つで構成されている
序論（導入）｜話題の導入部分。読者に対して関心を引くための重要な箇所
本論（本体）｜主題を掘り下げ、具体例やデータでの論拠、ストーリーテリングなどを用いて詳細に説明
結論（まとめ）｜主題に対する結論・総括部分。簡潔にまとめて示す
ストーリーテリング…セールスライティングの1つで、主題に関連した『エピソード（物語）』を文中に盛り込む手法。
読者はエピソードを読むことで、対象物に興味関心を持ちやすくなる。
販売業者と顧客のメールのやり取り
先週注文したフォーマルドレスが届かないのですが、おととい到着予定と聞いています。宅配状況を教えてもらえませんか？
ご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございません。
分かり次第、すぐにご連絡いたします。
ただ今状況を確認しております。
店舗担当者が送った文章は三段構成に反した書き方で、本論と結論が入れ子になっています。
正しくはこうですね。
【序論】
ご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございません。
【本論（質問に対しての回答）】
ただ今状況を確認しております。
【結論】
分かり次第、すぐにご連絡いたします。
序論 いつもお世話になっております。［会社名・名前］です。
［要件を要約］についてご連絡を差し上げました。
本論 ［連絡事項］
結論 以上となります。
ご不明な点がありましたらご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
序論 ［通知内容表題・投稿内容を要約・キャッチコピー 等］
本論 ［詳細］
結論 ［閲覧者の興味を引く言葉 等］
ビジネスシーンでは使う機会の多い構成ですので、覚えておきましょう。
四段構成
『起・承・転・結』の4つで構成されており、物語やシナリオ制作などに適している
起（導入）｜物語のはじまり。読者・聴衆の期待感をふくらませる
承（本体）｜話が展開していく
転（転換）｜意表を突くどんでん返し
結（まとめ）｜事件や謎の解決、すべての伏線の回収など
知育玩具についての記事
親であれば、子どもに安心・安全なおもちゃで遊んでもらいたいと考えますが、プラスして「遊びながらに学習ができる」おもちゃを選ぶ家庭が増加しています。
今回は、知育玩具について研究を行っているABC大学の教授Dさんを迎え、その魅力と性能について詳しく解説します。
そもそも知育玩具は通常の玩具と比べていったい何が違うのでしょうか。
特に近年では、木製で作られた温もりのあるデザインとポップな色合いの商品が人気です。
海外製の知育玩具は、今や日本のおもちゃ売り場で必ずと言っていいほど見かけるようになりました。
導入
海外製の知育玩具は、今や日本のおもちゃ売り場で必ずと言っていいほど見かけるようになりました。特に近年では、木製で作られた温もりのあるデザインとポップな色合いの商品が人気です。
本題
親であれば、子どもに安心・安全なおもちゃで遊んでもらいたいと考えますが、プラスして「遊びながらに学習ができる」おもちゃを選ぶ家庭が増加しています。
転換
そもそも知育玩具は、通常の玩具と比べていったい何が違うのでしょうか。
まとめ
今回は、知育玩具について研究を行っているABC大学の教授Dさんを迎え、その魅力と性能について詳しく解説します。
上記は、記事の中で導入部分あたる文章です。
順序の崩れた文章では、言いたいことをただ書き連ねている印象を受けます。
対して起承転結で組み替えた文章では、読者が入ってきやすい流れが生まれました。
下図のように、起承転結の中の一章ずつを、更に起承転結で作り上げる方法もあります。
PREP法
論文やプレゼンテーションなどに適している手法で、情報を整理して伝えるために役立つ
Point（要点・結論）｜伝えるべき要点・結論を先に述べる
Reason（理由）｜なぜそのポイントが重要であるかの説明
Example（例）｜前述のポイントと理由を、具体的な事例で裏付ける
Point（要点・結論）｜再度ポイントを強調、主題や要点をまとめる
利点として、情報の整理と伝達をより効果的に行えます。
なぜかと言うと、結論を冒頭で伝えることで内容が明確化され、次に具体的な話に持ち込むことで理解しやすくなるからです。
そして終盤には再び結論を持ち出すことで主題が何かを再強調させ、まとまりの良い終わり方になります。
理由
コピーライターと聞くと、昔は“キャッチコピーを作る人”というイメージが強かったが、現在ではその仕事の幅は広がりを見せており、企業は様々なシーンでコピーライターを雇う。
・・・
「webライター」と名乗るライター達は、基本的に受注～納品の全てのタスクを自宅に居ながら終わらせることができ、珈琲を片手に通勤の手間もなくパソコンを開くだけで済んでしまう。
また、コピーライターは初期投資が殆ど無ければ、お店のように仕入れた在庫を抱えることも無い。用意すべきは今まで培ってきた日本語能力とパソコンさえあればいいので、誰でも手軽に始めることができる。
そして雇用される立場にないフリーランスならば、その醍醐味はやはり労働時間に縛られない働き方ができることだろう。
例
以下はフリーランス教会が2020年に発表した統計で、ライティング関連の職種が俳優業に次いで多い。
ワーカーは名刺片手に営業活動で出歩かずとも、インターネット上で仕事探しができる時代だ。
企業が必要とする広告などの記事書きは、書くことに慣れない社員の時間と労力を削るよりも、プロに外注して短時間でより質の良い結果を得たいと考えている。とりわけフリーランスは外注の括りになるため、人件費や労働時間に通算しなくていいというメリットがあるのだ。
・・・
結論
コピーライター、中でもwebライターの増加について、その理由はお分かりいただけただろうか。
自宅に居ながら仕事ができるwebライターは、自由な働き方を求める人々の理想の形を網羅しているのだ。
インターネット市場が落ち込まない限り、今後もwebライターの需要が廃ることはないだろう。
読んでいく内に何を言いたいのかが見えてきますが、始めから目的が分かっていないと、読者の理解が得られづらいです。
例えば、ライブ形式で行うミーティングやプレゼンテーションであれば、PREP法を用いると以下の流れで進められます。
- 議題に対する答えを先に提示して、その解説を詳細に行う
聞き手のメリットとしては、素早い理解が得られますし、必要な疑問だけが残るので質疑応答では深い話し合いができるという流れが自然と生まれるのです。
先ほどの例文をPREP法に則り、以下の結論を冒頭に追加してみましょう。
結論（先の文章の冒頭に配置）
多様な働き方の一環として、政府が副業や兼業、フリーランスを推奨している。
中でもコピーライター人口はうなぎ登りで、特に自宅に居ながら仕事ができる「webライター」は人気職種の1つだ。
仕事はインターネット上で獲得でき、パソコン一台あれば始められるのだから人気な理由も頷ける。
コピーライターという職業は以前からその存在は知れていたものの、なぜ今になって選択する者が増えているのか。それは、コピーライターを取り巻く環境の変化と、その自由な働き方にあった。
『PREP法』についてはこちらの記事で詳細に説明していますので、併せてご参考ください。
②一文の塊を減らす
一文とは、文章が『。』で終わるまでの一行を指します。
あまり多すぎる文章の塊は、内容が良くても読まれない場合があるため以下の点を注意しましょう。
- 一文は3～4行程度に調整
長文でもこの長さまでと、意識して書くよう心掛けてください。
また、パソコンとスマートフォンとでは表示される一行分の文字数が異なります。
そのため、読みやすい文章の長さはその画面の広さで変わってきますので注意が必要です。
こんにちは。店長が贈るメールマガジン「おうちで一杯」です。
今回は都内で開かれる「秋まつり」への出店のお知らせで、当店の珈琲豆はネット販売のみを行ってきましたが、今年の秋よりキッチンカーでのイベント会場販売をスタートすることになりました！
皆さまからのご要望に応えるべく、昨年からスタッフ一丸となって企画を進めてきましたが、この度、数量限定でお家で飲んでいただけるドリップコーヒー1杯分をプレゼントしますので、秋晴れの青空の下、当店自慢の珈琲豆をぜひご堪能ください！
皆さまに会えるのをスタッフ一同楽しみにしております！
こんにちは。店長が贈るメールマガジン「おうちで一杯」です。
今回は、都内で開かれる「秋まつり」への出店のお知らせです！
当店の珈琲豆はネット販売のみを行ってきましたが、今年の秋よりキッチンカーでのイベント会場販売をスタートすることになりました！
皆さまからのご要望に応えるべく、昨年からスタッフ一丸となって企画を進めてきました。
数量限定で、お家で飲んでいただけるドリップコーヒー1杯分をプレゼントします！
秋晴れの青空の下、当店自慢の珈琲豆をぜひご堪能ください！
皆さまに会えるのをスタッフ一同楽しみにしております！
③トンマナを意識する
トンマナとは、トーン（tone）＋マナー（manner）の略。言い回しやデザインを揃えるという意味です。
- 全体のコンセプトを合わせる
- 語尾の種類を揃える（です・ます、だ・である）
森林は人間にとって、なくてはならない存在である。
しかし日本は、高度経済成長期において資材調達の為に多くの木を伐採してきました。
植樹はしても木の成長は何十年にも及ぶため、元の森林に戻るまでには数十年の歳月が必要だった。
森林は人間にとって、なくてはならない存在です。
しかし日本は、高度経済成長期において資材調達の為に多くの木を伐採してきました。
植樹はしても木の成長は何十年にも及ぶため、元の森林に戻るまでには数十年の歳月が必要だったのです。
『トンマナ』についてはこちらの記事で詳細に説明していますので、併せてご参考ください。
④箇条書きを使う
箇条書きとは、リスト形式で記すことです。
対等な状態の語句を並べたい時や複数の説明を羅列したい時は、箇条書きを使うと読みやすくなります。
秋の果物にはぶどう、梨、柿、もも、栗などが挙げられます。
秋の果物には以下のものなどが挙げられます。
- ぶどう
- 梨
- 柿
- もも
- 栗
⑤ひらがなと漢字のバランス
読みやすい文章は、漢字とひらがなのバランスが良いことも特徴に挙げられます。
- 漢字3割、ひらがな7割
この度、代表取締役社長に就任しました山田太郎と申します。
当社の経営理念は「従業員の幸せ」であり、会社の発展は従業員在りきで其の家族も幸せで無いと真心の籠ったサービスが実現出来ないと考え、日頃から風通しの良い職場を心掛けています。
この度、代表取締役社長に就任しました山田太郎と申します。
当社の経営理念は「従業員の幸せ」であり、会社の発展は従業員ありきでその家族も幸せでないと真心のこもったサービスが実現できないと考え、日頃から風通しの良い職場を心がけています。
⑥1つのセクション（章）につき、1つの内容で
ワンセクション・ワンメッセージであることは、話の方向がブレないためにも重要なことです。
日光浴は健康に良いですが、浴びすぎると日焼けをしてシミの原因になります。健康に良いと言っても日焼け止めを使用して肌を守ることも必要です。
日光浴は健康に良いです。
⑦文末表現を続けないよう意識する
『〜です』『〜ます』といった文末の表現を連続させないだけでも、劇的に読みやすさが増します。
文末表現が続くと違和感があったり、リズム感が悪く内容が入ってきづらいです。
いつもお世話になっております。
先日はお時間を頂戴し、ありがとうございます。
取り急ぎ資料を共有しますので、お手数ですがご一読をお願いいたします。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
いつもお世話になっております。
先日はお時間を頂戴し、ありがとうございました。
取り急ぎ資料を共有しますので、お手数ですがご一読ください。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
7つの文章テクニックについてご紹介しました。
上記を意識するだけで格段に読みやすさが増しますので、ぜひ活用してください。
より読みやすくするための応用テクニック
次に、応用編をご紹介します。
型に囚われない書き方ができると、表現の幅が広がり自由なライティングが可能です。
①一般的な文章ルールから逸脱してみる
あえてルールを崩してみても、かえって読みやすさを演出できるのです。
例えば、文字の間にあえて空白スペースや改行を使用したり、三点リーダー「…」の代わりに読点を「、、、」と並べてみるという方法。
書き方は自由ですが、あくまでも読みやすいかどうかを念頭に置いたうえで活用しましょう。
②図やイラストを作成してイメージを付ける
当記事がもし文字のみで書かれたものであったら、あなたは最後まで読む気になったでしょうか。
想像を膨らませて読む小説ならまだしも、解説記事やプレゼン資料が文字だけだと、流石に「目が疲れる！」と叫びたくなりますよね。
要所に図や画像を盛り込めば余計な文を削ることができ、全体的に読みやすい文章になります。
特にライターであれば、この手法は用いることが多いのでぜひ活用していきましょう。
③難しい言葉・表現を避ける
読んでもらうターゲットにもよりますが、基本として難しい言葉や表現は避け、誰が読んでも、仮に中学生が読んだとしても理解できるように心がけましょう。
難しい単語が入っていると、分からなくて読み進められなくなり、読み手はストレスを感じます。
筆者が『読みやすい文章』を書くうえで気をつけていること
あなたは誰かの書いた文章を読んで、違和感を覚えることはありませんか？
例えば取引先からのメールで
「この人は一体何が言いたいんだろう」
と思うようなことです。
そんな時には、先方へその意味を聞き返す返信を打たなければなりません。
しかもそれは逆の立場でも起こり得ますが、自分が書いた文だとなぜか気づけない。
違和感は意外にも、自分で書いた文章では見落としがちで、誰かが書いたものを読んだ時には気づく傾向にあるのです。
ここでは、筆者が社会人経験を通して感じていることや何に注意しているのかをお話しします。
①必ず読み返す
ライターになる以前からよく目に付くこと、それはこんなメールが届くことです。
- 主語が無い
- 何が言いたいのか分からない
特に仕事上のメールは書いたらすぐに送信してしまいがちですが、以下のことを行うだけで未然に防ぐことができます。
- 新規で送信する場合：送信前に内容を読み返す
- 返信を書く場合：送信前に相手からの受信内容を再度読んだうえで、書いた内容の辻褄が合っているかを確認する
筆者もメールを送る際は必ず上記を確認してから送信ボタンを押します。
メールだけでなく、どんな文章でも必ず読み返すことは大切です。
なぜならば、どんな仕事でも一度で処理したことが完璧にできているとは言えず、どこかしらにミスが潜んでいる可能性があるからです。
間違いの無い仕事に近づけるためにはチェック体制を整えることは必須ですが、特にフリーランスのライターは一人仕事が大半ですので、ダブルチェックをしてくれる人がいません。
そのため、一人仕事である場合はシングルチェックを二度三度する必要があります。
そうすることで、相手に通じない文章を送るリスクを軽減することができるのです。
②QにはAで答える
こんな経験はありませんか。
- 質問を投げたらズレた返信がきた
- 主題と関係ない話が書かれていた
質問に対して回答を書く。
驚くことに、実はこれについても意外と書けていない人が多いです。
もし内容がおかしければ、あなたは再度聞き返すメッセージを打ったり、何度も読み返したり、正しい答えを確認しなければなりません。
回答をもらったのに今度はその内容について質問をする、という悪循環にはまると面倒ですよね。
同じことが逆の立場で起きないよう、前述した『①必ず読み返す』を行って書いた内容に不備がないかチェックしましょう。
③「簡潔な文章」にプラス
読み手にとって、簡潔で分かりやすい文章であることに越したことはないのですが、説明や解説を加えると更にイメージが湧きやすく理解が深まります。
それが『文章＋図やグラフ』であれば、認識のしやすさが増して、ワンランク上のライティングが可能です。
しかし全てが長い文章だと読みづらくなるので、必要な箇所に必要な量だけ盛り込むようにしましょう。
まとめ：読みやすい文章の書き方を知って、ビジネスシーンに活かそう
文章を書く機会は、ライターでなくとも必ず発生します。
デスクワークの仕事であれば、外部や社内連絡・ミーティング資料・マニュアルの作成など文章を打たない日はないでしょう。
プライベートでもSNS・ブログ・メールをしたりと、何かしら文章を起こします。
自分の中の言葉を相手が理解できるように書くことは意外と難しく、筆者も日々試行錯誤しながらライティングをしてきました。
今回は書くためのテクニックとポイントをお伝えしましたが、日頃から『書いた先には読み手がいる』ことを意識してください。
少しの意識の違いだけでも、格段に読みやすい文章に繋がりますよ！
